Lessons Learned Prozess

Lessons Learned ist eine Methode zur nachhaltigen Integration von Erfahrungswissen
in eine Organisation. Bei der Anwendung werden sowohl positive als auch negative
Erfahrungen betrachtet, die ein Individuum oder eine Gruppe gemacht hat.

Die Anwendung folgt nach Kilian (2007, S. 160) einem strukturierten Prozess der
aus folgenden Subprozessen besteht:

1. Praktische Erfahrung
2. Reflexive Aufarbeitung
3. Dokumentation
4. Speicherung
5. Abruf oder Verteilung

Die Herausforderung zur Nutzung der Dokumentationen liegt in der Entscheidung,
wie die Verteilung der Inhalte zu erfolgen hat. Einerseits gibt es die Option, dass die
Nutzerin bzw. der Nutzer die bestehenden Dokumentationen mithilfe einer Suchmaschine
abruft, was aber nicht immer einfach ist, da eine Projektleiterin bzw. ein Projektleiter
möglicherweise gar nicht weiß, dass zu seinem Thema schon Material existiert.
Andererseits kann durch ein proaktives Verteilen eine Überflutung der betroffenen
Personen mit Informationsmaterial entstehen, das diese nicht verarbeiten können.
Gareis (2006, S. 553 – 556) ordnet die Verwaltung und Beschlagwortung – also das
Wissensmanagement im Kontext von Lessons Learned – dem PM-Office zu.

Das PM-Office sollte nach Gareis die zentrale Stelle sein, die sowohl Anfragen zu bestimmten
Themen beantwortet, als auch sehr selektiv und zurückhaltend Material aktiv an
potenzielle Interessentinnen bzw. Interessenten verschickt. In kleineren Unternehmen,
die kein eigenes PM-Office haben, kann diese Funktion auch von engagierten und
geeigneten Mitarbeiterinnen bzw. Mitarbeitern übernommen werden, die in der Literatur
fallweise auch als „Wissensbroker“ bezeichnet werden. (Trauner, 2007, S. 118)

Weitere Quellen:

http://artm-friends.at/am/km/WM-Methoden/WM-Methoden-92.htm

Mikroartikel

Mikroartikel sind ein relativ einfaches und unaufwendiges Werkzeug zur Dokumentation
von Erfahrungswissen und zur Weitergabe von konkretem Anwendungswissen.
Dabei werden Vorgänge und Prozesse, die einen gewissen Grad an Komplexität
haben, in Form einer textuellen Beschreibung wiedergegeben und damit anderen
Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern oder auch Stakeholdern zur Verfügung gestellt.
(Mittelmann, 2011, S. 50)

Inhaltlich bestehen die Beiträge aus Thema, Autor, Beschreibung des Vorgangs, Erfahrungen,
die eine Person gemacht hat, Folgerungen und offenen Problemen – diese
Parameter können je nach Anforderung der Anwendung abgewandelt und ergänzt
werden. (Willke, 2001, S. 107 – 124)

Für die Anwendung des Werkzeugs „Mikroartikel“ stehen zahlreiche IT-Lösungen
zur Verfügung. Der Aufwand der Implementierung beschränkt sich auf die Ausarbeitung
einer Vorlage. Damit die Nutzung von den Beteiligten angenommen wird, muss
allerdings eine gewisse kritische Anzahl von Einträgen bereits bei der Einführung
des Systems vorhanden sein, damit auch Inhalte gefunden werden können. (Kilian,
2007, S. 168)

Projektmanager/innen sollten Mikroartikel einrichten, wenn innerhalb des Projektteams
komplexe Prozesse mit großer Wahrscheinlichkeit immer wieder auftreten. Die
Mikroartikeldatenbank hilft doppelte Arbeiten bei der Problemlösung zu vermeiden
und kann natürlich auch nach dem Projektabschluss für Folgeprojekte weiterhin zur
Verfügung gestellt werden.

Weitere Quellen:

http://artm-friends.at/am/km/WM-Methoden/WM-Methoden-58.htm

Newsgroups

Newsgroups sind themenbezogene Archive, die sich auf einem Webserver befinden und die von Benutzerinnen und Benutzern mithilfe „Newsreader“-Applikationen auf den Computer geladen und dort gelesen werden können. Die Ersteller/innen der Beiträge verwenden eine Webapplikation im Browser zum Veröffentlichen der Inhalte. Die Inhalte von Newsgroups werden durch die Verbindung von Servern und durch Beschlagwortung automatisch im gesamten Internet verbreitet.

Der Aufbau eines Newsgroup-Beitrags ist immer gleich – hierarchisch, beginnend mit einer Bezeichnung, gefolgt von einer Kurzbeschreibung, der sogenannten „Tagline“, und einer Langbeschreibung, der sogenannten „Charta“. Newsgroups verfügen nicht über regelnde Autoritäten wie Administrations- oder Moderations-Personen, weshalb die disziplinierte Benutzung besonders wichtig ist. Die Regeln für die Verwendung einer Newsgroup werden zumeist von der betreibenden Instanz vorgegeben. (Kilian, 2007, S. 176)

Im Sinn des Wissensmanagements werden Newsgroups zum Wissenstransfer von Projekt zu Projekt sowie zwischen Projektmitarbeiterinnen und -mitarbeitern und Stakeholdern eingesetzt. Weiters kann durch Abonnieren von geeigneten Newsgroups eine Wissensgenerierung gefördert werden. Allerdings ist die Gefahr eines Überangebots an Informationen bei nicht Themen gerechter Selektion der Abonnements gegeben und es muss durch eine kontrollierende Instanz auf Vollständigkeit geachtet werden.

Weitere Quellen:

http://de.wikipedia.org/wiki/Newsgroups